Лекции для студентов

Лекция по административному менеджменту. Часть 1 — 4.2.7. Административный учет

4.2.7. Административный учет

Административный учет представляет собой систему ком­плексного учета затрат и доходов, нормирования, контроля и анализа.

В качестве предмета административного учета в наибо­лее общем виде выступает совокупность всех объектов, уча­ствующих в процессе управления деятельностью организа­ции. Объекты административного учета можно условно раз­делить на две основные группы. К первой группе объектов управленческого учета относятся производственные ресур­сы организации. В состав второй группы входят все хозяй­ственные процессы, протекающие внутри организации.

Производственными ресурсами организации являются:

■ основные фонды (т. е. средства труда);

■ нематериальные активы;

■ материальные ресурсы (предметы труда).

К хозяйственным процессам, являющимся объектами ад­министративного учета, относятся следующие виды деятель­ности:

■ снабженческо-заготовительная;

■ производственная;

■ финансово-сбытовая;

■ организационная.

Методом административного учета называется вся сово­купность различных приемов и способов, посредством при­менения которых количественные характеристики объектов управленческого учета отражаются в информационной сис­теме организации.

Метод управленческого учета включает в себя следую­щие основные элементы:

■ документирование;

■ инвентаризацию;

■ группировку и обобщение контрольных счетов;

■ планирование;

■ нормирование;

■ лимитирование;

■ контроль;

■ анализ.

Основным источником информации для административ­ного учета является первичный учет. Комплексный подход к организации первичного учета позволяет:

■ осуществлять оперативное планирование и контроль хода производства;

■ увязывать задачи оперативного учета между собой и с задачами календарного планирования;

■ осуществлять контроль использования материальных и трудовых ресурсов;

■ повысить эффективность складского учета.

Этим же целям служит и оперативный учет в организа­ции.

Инвентаризация — это способ определения фактическо­го состояния объекта административного учета, а также выявления отдельных отклонений состояния указанного объекта от учетных данных.

Группировка и обобщение контрольных счетов является одним из способов административного учета, который позво­ляет накапливать и систематизировать информацию об объек­те по определенным признакам.

Главными признаками группировки объектов админист­ративного учета являются:

■ специфика производственной деятельности организации;

■ технологическая и организационная структура пред­приятия;

■ организация управления;

■ целевые функции системы управления.

Планирование составляет непрерывный замкнутый цик­лический процесс, направленный на приведение в соответ­ствие возможностей предприятия с условиями рынка. Оно неразрывно связано с решением будущих проблем органи­зации и основано на использовании метода выбора альтер­нативных управленческих решений общего и частного ха­рактера.

Нормирование представляет собой процесс научного рас­чета оптимальных норм и нормативов, направленный на обес­печение эффективного использования всех видов ресурсов организации. Комплекс норм и нормативов, применяемых в конкретной организации, образует так называемое норма­тивное хозяйство указанной организации

Лимитирование основано на системе норм запасов и зат­рат материальных ресурсов и представляет собой первую ступень контроля за материальными издержками организа­ции. Применительно к хозяйственной деятельности органи­зации лимит — это норма расхода ресурсов на изготовление единицы продукции, закрепленная в технологической доку­ментации.

Контроль — завершающий этап планирования и анали­за. На этом этапе периодически осуществляется фиксиро­вание состояния объектов административного учета в за­данные моменты времени. Основу системы контроля состав­ляет обратная связь, дающая необходимую информацию для осуществления контрольной деятельности.

Практическая реализация административного учета осу­ществляется на основе применения ряда основополагающих принципов, к числу которых относятся:

■ Принцип непрерывности деятельности предприятия.

■ Принцип использования единых для планирования и учета единиц измерения.

■ Принцип оценки результатов деятельности структур­ных подразделений предприятия.

■ Принцип преемственности и многократного использования первичной и промежуточной информации в целях управления.

■ Принцип формирования системы показателей внут­ренней отчетности как основы коммуникационных связей между уровнями управления.

■ Принцип применения бюджетного (сметного) метода управления запасами и затратами.

■ Принцип полноты и аналитичности, призванный обес­печить наличие исчерпывающей информации об объектах административного учета.

■ Принцип периодичности, позволяющий отражать про­изводственный и коммерческий циклы предприятия, уста­новленные учетной политикой.

Вышеперечисленные принципы определяют содержание основных функций административного учета, в число ко­торых входят:

1. Обеспечение необходимой информацией руководителей всех уровней управления.

2. Формирование информации, необходимой для осуще­ствления коммуникационных связей между уровнями уп­равления и структурными подразделениями организации.

3. Оперативный контроль и оценка результатов деятель­ности отдельных структурных подразделений и организации

в целом.

4. Перспективное планирование и координация разви­тия предприятия в будущем на основе анализа фактичес­ких результатов деятельности предприятия.

Основными показателями, характеризующими текущее состояние системы административного учета организации, являются объем информации, поставленные цели, критерии и средства достижения этих целей, состав основных эле­ментов системы и характер их взаимодействия.

Систематический учет представляет собой финансовый учет затрат на производство с его регламентацией по соста­ву затрат, способам регистрации, идентификации и группи­ровки.

В число элементов систематического учета входят:

1. Измерение и оценка затрат по приобретению и исполь­зованию производственных ресурсов.

2. Контроль процессов снабжения, производства и реали­зации в натуральных единицах измерения.

3. Группировка затрат по статьям расхода и элементам.

4. Внутренняя и внешняя отчетность.

В процессе проблемного учета формируется информация об экономической, технологической, конструкторской и организационной подготовке производства; о ценах и объемах реализации продукции; об управлении производственными запасами и рационализации расходования производственных ресурсов.

Данные проблемного учета используются в следующих целях:

■ Планирование и прогнозирование затрат и доходов.

■ Анализ расходов и доходов производства.

■ Оценка деятельности отдельных структурных подраз­делений и организации в целом по критерию величины зат­рат и доходов.

■ Принятие многовариантных управленческих решений в области производства и сбыта.

■ Разработка моделей управления запасами и затратами.

По степени взаимосвязи между финансовым и управлен­ческим учетом различают две системы административного учета: монистическую и автономную.

Монистическими являются интегрированные системы ад­министративного учета, объединяющие систематический и проблемный учет на основе прямой и обратной связи счетов бухгалтерского учета.

Автономные системы административного учета образу­ются в результате обособленного формирования систем сис­тематического и проблемного учета. При этом связь между финансовым и управленческим учетом осуществляется по­средством применения так называемых парных контрольных счетов одного и того же наименования.

В процессе функционирования системы частных затрат осуществляется отбор отдельных элементов затрат пря­мого характера, которые включаются в себестоимость от­дельных видов продукции. Затраты, определяемые таким способом, находятся в непосредственной зависимости от величины объема производства, поэтому их принято назы­вать переменными затратами. Калькуляция переменных затрат включает в себя только производственные расхо­ды, связанные с выпуском определенных видов продукции.