Лекции для студентов

Лекция по административному менеджменту. Часть 1 — 4.2.2. Планирование в системе административного менеджмента

4.2.2. Планирование в системе административного менеджмента

В наиболее общем виде планирование можно охарактеризовать как процесс, вклю­чающий в себя разработку основных направлений деятельно­сти и развития организации, определение потребностей в ресурсах и средствах, необходимых для реализации ука­занных направлений, а также выбор методов и способов осуществления намеченных мероприятий.

В основе системы планирования лежит концепция целе­вого подхода.

Доведение целей до каждого уровня управления и их ком­плексная оценка требуют построения дерева целей.

Дерево целей представляет собой структурное отображе­ние распределения целей по уровням управления рассмат­риваемой организации в их взаимосвязи (см. рис. 4.2).

Рис. 4.2. Дерево целей

К содержанию конкретных управленческих задач обычно предъявляются следующие требования:

• соответствие целям функционирования организации;

• простота формулировки и изложения;

• согласование с нижестоящими руководителями и испол­нителями;

• закрепление в письменной форме;

• реализм, т. е. задача должна быть реально достижимой.

Сформулированные задачи должны быть поставлены в по­рядке их приоритетности. В этом плане выделяют задачи выс­шего, среднего и низшего приоритета. К задачам высшего приоритета относятся задачи, которые необходимо решить любой ценой. В число задач среднего приоритета входят за­дачи, которые должны быть решены. Задачами низшего при­оритета считаются задачи, которые хорошо было бы решить.

Для каждой задачи составляется список действий, необ­ходимых для ее решения, поэтому третьим этапом админис­тративного планирования является составление плана осу­ществления указанных действий, который устанавливает предельные сроки их выполнения.

Процедура составления графика выполнения работ включает в себя следующие этапы:

1. Разбить каждый шаг программы на ряд последователь­ных событий и стадий, которые могут быть представлены следующим образом:

а) исследование ситуации;

б) представление руководству предложений;

в) подготовка опытно-испытательного проекта нового ре­жима работы;

г) оценка результатов эксперимента;

д) доклад руководству результатов эксперимента;

е) переход на новый режим работы.

2. Определить, сколько времени понадобится на выпол­нение каждой стадии работы. Время выполнения работы на каждой стадии должно быть установлено в календарных днях с учетом возможных незапланированных задержек и простоев.

3. Определить, какие шаги должны выполняться последо­вательно, а какие могут осуществляться параллельно.

4. Разработка общего календарного графика.

5. Уточнение составленного графика работы посредством включения в него дополнительных мероприятий.

Среди работ по составлению графиков функционирова­ния чаще всего преобладает планирование текущей работы, этапы которой нередко повторяются с ежедневной, ежене­дельной или ежемесячной периодичностью.