Лекции для студентов

Этика деловых отношений. Часть 3 — Назначение визитных карточек, особенности их использования

 Назначение визитных карточек, особенности их использования

 

Визитная карточка — небольшой лист тонкого картона (или плотной бумаги высокого качества), на котором напеча­таны основные сведения о ее владельце.

Употребление визитных карточек имеет свою историю. Впер­вые они появились во Франции в XVII веке, хотя нечто похожее существовало в древнем Китае. В дореволюционной России ви­зитные карточки были весьма распространены. Прежде всего, они были своеобразным свидетельством визита. Так, например, изве­щая о своем возвращении, принося благодарность и т. д., необхо­димо было являться с визитом лично, а в случае отсутствия хозя­ев оставлялась визитная карточка. Практичны и удобны были ви­зитные карточки, имеющие на 4-х углах начальные буквы обозначений различных случаев, которые могли быть причиной по­сещения. Например, «п» — означало поздравление, «о» — отъезд, и следовательно, прощальный визит, «ж» — желание осведомиться о состоянии здоровья, «в» — возвращение из длительной поездки. За­гибался угол, где находилась буква, означающая цель визита.

В странах с развитой рыночной экономикой (как Запада, так и Востока) визитные карточки играют важную роль в современном деловом этикете и в большинстве случаев заменяют любой документ, в т. ч. удостоверение личности. Постепенно визитные карточки вхо­дят в повседневную деловую практику и в нашей стране.

В процессе развития визитных карточек как элементов делового общения определились две важнейшие их функции: представи­тельская и использование в качестве письменного послания.

* Например, в США функционируют около 400 консультационных фирм по имиджу, в Японии на обучение этикету тратится ежегодно около 700 млн долл. Имиджмейкеры учат хорошим манерам, умению одеваться, проведе­нию деловых бесед и переговоров, психологии деловых отношений.

При выполнении представительской функции наиболее из­вестны следующие виды визитных карточек:

1. Карточка для специальных и представительских целей, на которой указывают фамилию, имя, отчество, полное название фирмы, должность, но не проставляют координаты — адрес и те­лефон. Такую визитную карточку вручают при знакомстве. Отсут­ствие адреса и телефона указывает на то, что владелец карточки не намерен продолжать контакт с собеседником.

2. Стандартная деловая карточка, на которой указывают фамилию, имя, отчество, место работы, должность, служебный телефон, телефакс (телекс). Вручение такой карточки свидетель­ствует о намерении ее владельца установить тесные взаимосвязи с представленным ему лицом. Номер домашнего телефона на стан­дартной деловой карточке обычно указывают лишь представите­ли творческих профессий, работающие большую часть времени в домашнем кабинете. Данный вид визитных карточек использует­ся исключительно в служебной сфере.

3. Карточка организации (фирмы), на которой указывают адрес, телефон, телефакс (телекс). С такой карточкой отправляют поздравления, подарки, цветы, сувениры по случаю знаменатель­ных дат. Наличие на карточке нескольких телефонов, номеров внутренней связи указывает на многочисленность ее персонала, а, следовательно, свидетельствует о ее солидности.

4. Визитные карточки для неофициального общения, на которых указывают фамилию, имя, отчество, иногда — профес­сию, почетные и ученые звания, но не проставляют реквизиты, подчеркивающие официальный статус. Разновидностью визитных карточек для неофициального общения являются совместные кар­точки супругов или «семейные» карточки, на которых указывают фамилию, имена и отчества супругов (первым обычно пишется имя жены), а также домашний адрес и телефон. Такие карточки прикладывают к подаркам, которые преподносят от имени мужа и жены, оставляют при совместных неофициальных визитах.

В России распространены визитные карточки с двусторонним текстом: на русском языке с одной стороны и на иностранном, чаще всего английском, — с другой. Однако предпочтительней отдельные комплекты с односторонними текстами на русском и иностранном языках. Использование визитки на родном языке делового партнера — проявление уважения к нему. При этом важ­но, чтобы текст карточки подготовил профессиональный переводчик, поскольку название должностей, отделов, подразде­лений часто не имеют прямых аналогов. Удобство односторон­ней визитки проявляется и в том, что на ее оборотной сторо­не можно делать необходимые дополнения, пометки.

Если визитная карточка напечатана на иностранном язы­ке, фамилия и имя владельца пишутся полностью, а отчество обозначается одной заглавной буквой.

Визитная карточка — одна из составляющих имиджа фирмы, выражение и индивидуального, и корпоративного стиля, поэтому при ее оформлении целесообразно воспользоваться услугами про­фессионального дизайнера.

Размер и шрифт визитных карточек строго не регламентируют­ся. Располагать текст на визитной карточке принято вдоль длин­ной стороны. При оформлении деловых карточек сложились оп­ределенные стандарты. Так, имя руководящего сотрудника фирмы печатается в центре карточки, должность — более мелким шриф­том под именем. Название, адрес фирмы помещаются в левом нижнем углу. Номер телефона, телефакса — в нижнем правом. На деловой карточке сотрудника, который не занимает руководящей должности, в центре печатается название и адрес фирмы, в ниж­нем левом углу его имя, отчество, фамилия. Внизу справа — но­мера телефона, телефакса.

На карточке представителя государственного учреждения мо­жет быт изображен герб страны, а на карточке работника фирмы — фирменная эмблема.

Наиболее распространенный размер визитной карточки — 9x5 см. Значительные отклонения от этих размеров нежелательны — визитки большего размера не помещаются в стандартные визитницы (визиткарды) и специальные кармашки бумажников.

Визитные карточки печатаются на плотной мелованной бума­ге. Классическим вариантом считается визитная карточка белого цвета со строгим черным шрифтом, хотя в настоящее время дело­выми людьми, кроме дипломатов, при оформлении визитных кар­точек используется и другие цвета.

Рекомендуется заказывать визитные карточки комплектом не менее 200—300 штук (меньше — быстро разойдутся, больше — могут оказаться непригодными при изменении статуса владельца или его координат).

При проведении мероприятий типа симпозиумов, конференций и т. п. используют большие визитные карточки — бейджи с указанием имени, фамилии, ученого звания, должности, орга­низации, учебного заведения или научного центра. Бейджи прикалывают на левой стороне груди и носят только в здании, где проходит мероприятие.

При выполнении функции письменного послания в настоящее время в левом верхнем или нижнем углу визитной карточки простав­ляются установившиеся в международном протоколе обозначения (начальные буквы соответствующих французских слов), указываю­щие на повод, по которому посылается карточка, а именно:

p.f. — поздравление с праздником (p.f.N.A. — поздравление по случаю Нового года);

р.г. — выражение благодарности;

p.f.c. — выражение удовлетворения знакомством;

р.с. — выражение соболезнования;

р.р.р.— выражение соболезнования с готовностью помочь;

p.p. — для заочного представления;

р.р.с.— при прощании вместо личного визита (например, в случае длительного отпуска или окончательного отъез­да из страны пребывания).

На визитные карточки с буквами р.г., р.р.с. принято не отве­чать. В ответ на визитные карточки с буквами р.с, p.f., р.р.р. по­сылают свою визитку с буквами р.г., т. е. благодарят. На визитку с сокращениями p.p. ответ дается в адрес представляемого лица визитной карточкой без подписи. Это означает, что представление принято и можно налаживать личные контакты.

На визитных карточках могут быть и другие надписи, краткие сообщения на родном или иностранном языке. В таких случаях текст пишется в третьем лице, подпись не ставится.

С визитной карточкой посылают цветы, подарки и т. п. Если визитная карточка прилагается к подарку, ее вкладывают в коробку с подарком или в букет цветов. Если цветы посылаются по случаю похорон, никакой приписки на карточке делать не следует.

Визитная карточка иногда используется в качестве приглашения на неофициальный прием (завтрак, ланч, коктейль и др.). В этом случае вверху пишут фамилию, имя и отчество приглашенного, а внизу — место, число и время проведения приема.

При изменении адреса новую визитную карточку вместе со старой отправляют по почте своим знакомым. Визитные карточки никогда не подписывают, дата на них не проставляется.

На визитных карточках, посылаемых в одном конверте не­скольким лицам, работающим вместе в одном учреждении, фирме или посольстве, в верхнем левом углу каждой карточ­ки карандашом или ручкой пишется фамилия лица, которо­му она адресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы визитные карточки от разных лиц.

Визитные карточки, завозимые владельцем непосредственно, загибаются с правой стороны (загнутый угол означает личное по­сещение); посылаемые визитные карточки не загибаются.

На визитные карточки ответ полагается давать визитной карточкой в течение 24 часов после их получения.

Обмен визитными карточками — обязательный атрибут первой личной встречи с деловыми партнерами. При знакомстве первым визитную карточку вручает младший по должности старшему, при равенстве социальных статусов и в неофициальном общении млад­ший по возрасту первым вручает визитную карточку старшему. При деловой встрече с иностранными партнерами первыми визит­ные карточки вручают хозяева. Обмен визитными карточками ве­дется строго по ранжиру, начиная с самых высокопоставленных членов делегации.

При вручении визитной карточки произносят вслух свою фа­милию, при получении — фамилию вручающего. Это делается во избежание неправильного произношения.

При вручении визитных карточек принято обмениваться легки­ми поклонами. Представителям ближневосточных стран карточ­ку принято вручать правой рукой, в странах Азии, в частности в Японии — обеими руками. Принимают визитные карточки правой рукой или обеими руками.

Если деловой человек, находясь в другой стране или городе, хочет быть представленным определенному лицу, он может вос­пользоваться своей карточкой и карточкой другого делового человека (посла, консула, бизнесмена), который хорошо знаком с тем, с кем данный человек хочет познакомиться. Тогда свою кар­точку и карточку посредника с надписью p.p. отправляют по по­чте или отвозят сами в офис. Инициатору знакомства положитель­ный ответ на его послание отправляют по указанному им адресу визитной карточкой без надписей. После этого можно позвонить и договориться о встрече.

Деловому человеку рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти своих визитных карточек. Наличие визитной карточки у сотрудников фирмы помогает общению с партнерами в соответствии с общепринятыми международными нормами делового этикета.

Визитная карточка представляет собой «портрет» конкретной личности, так что обращаться с нею надлежит очень аккуратно.

Анализ визитной карточки (такая работа во многих фир­мах ведется постоянно) может дать дополнительную информа­цию о статусе ее владельца, организации, которую он пред­ставляет.