Лекции для студентов

Курс лекций: Информационное обеспечение автоматизированных библиотечных систем. Часть 1 — Вид информации

Фасет «Вид информации» содержит перечень видов опубликованных в газете материалов и может быть представленным в виде следующей иерархической структуры:

Официальные материалы

• Дипломатические и др. документы и официальные письма;
• О чинопроизводстве, прохождении службы, наградах;
• Законодательные материалы;
• О родившихся и умерших в губерниях, входивших в Казанский учебный округ;

Сообщения

• О Международных отношениях;
• О вооруженных конфликтах:
• О внутреннем положении и общественно-политической жизни;
• Дворцовая и светская хроника;
• О стихийных бедствиях, эпидемиях и явлениях природы;
• Об отъезжающих из Казани и приезжающих в Казань.

Объявления

• О купле/продаже;
• О найме/предложении рабочей силы;
• Об аренде помещений и др. собственности;
• О зрелищах и развлечениях;
• О подписке на печатные издания (книги и периодические издания).

Финансово-экономическая информация

• Вексельный и денежный курсы;
• О ценах, установленных полицией;
• О сплаве грузов;
• О таможенных сборах;
• О ценах.

Статьи и другие материалы

• Статьи естественного направления (химия, физика, естественная история);
• Статьи гуманитарного направления (история, археология, этнография, словесность, экономика);
• Ученые известия;
• Художественные произведения (стихи, курьезы и чудеса, оды, повести, остроумные изречения, анекдоты, главы из книги и др.);
• Публицистика;
• Речи;
• Описание увеселений (городские праздники);
• О разном;
• Описание церемоний (общественных торжеств, городских событий)

Разное

• Статистические данные;
• Некрологи;
• Метеонаблюдения;
• От редакции (опровержения, исправление опечаток и т. д.);
• Полезные советы

   Фасет «Сферы общественной жизни» содержит:

• Торговля (ярмарки, таможня);
• Промышленность;
• Сельское хозяйство, промысловая деятельность;
• Строительство. Благоустройство городов;
• Культура (литература, театры, музыка, живопись, архитектура, скульптура, общественные развлечения);
• Коммуникации (перевозки, транспорт, почта);
• Просвещение;
• Наука и техника (новые изобретения, новые технологии);
• Здравоохранение; Благотворительность;
• Религии;
• Быт и нравы. Уголовная хроника.

   Совместное использование перечисленных выше аспектов рассмотрения газетных материалов позволяет получить самые разнообразные тематические комбинации.
   В библиографической работе используются главным образом иерархические и фасетные классификации, а также предметные информационно-поисковые языки (ИПЯ).
Иерархические классификации — самые традиционные. Они имеют структуру «древа знаний», в котором определенная совокупность знаний (универсум) последовательно делится на все более узкие подклассы. Существует много универсальных иерархических классификаций, охватывающих сразу все отрасли человеческих знаний.
   В библиографической практике наиболее широко используются Библиотечно-библиографическая классификация (ББК), Универсальная десятичная классификация (УДК), Классификация для массовых библиотек и некоторые другие.
Фасетные классификации отличаются от иерархических тем, что в них вместо одного обширного «древа знаний» создается параллельно несколько иерархических структур (фасетов), соответствующих основным аспектам библиографируемого массива документов. Затем из этих фасетов выбираются соответствующие подразделения, которые в совокупности и образуют сложный класс, многоаспектно характеризующий библиографируемый (и индексируемый) документ.
   Первая фасетная классификация (Классификация двоеточием) была разработана известным индийским библиографом и библиотекарем Ш. Р. Ранганатаном в 1933г.
Кодирование
   Кодирование представляет собой образование по определенным правилам кодов присвоение их объекту или группе объектов, позволяющее заменить несколькими знаками (символами) наименования этих объектов. С помощью кодов обеспечивается идентификация объектов максимально коротким способом, т.е. с помощью минимального числа знаков. Минимизация количества знаков, идентифицирующих объекты, способствует повышению эффективности сбора, учета, хранения, обработки (анализа) информации.
   Кодовое обозначение характеризуется:

• алфавитом кода;
• структурой кода;
• числом знаков — длиной кода;
• методом кодирования.

   Алфавит кода представляет собой систему знаков (символов), составленных в определенном порядке, куда могут входить цифры, буквы и другие знаки, имеющиеся а клавиатуре печатающего устройства. Коды бывают цифровые, буквенные и смешанные — буквенно — цифровые.
   Структура кода представляет собой, как правило, графическое изображение последовательности расположения знаков кода и соответствующие этим знакам наименования уровней деления. Обычно структура кода представляется в нормативном документе как "ХХ.ХХ".
   Число знаков в коде определяется его структурой и зависит от количества объектов, входящих в подмножества, образуемые на каждом уровне деления. При определении числа знаков на каждом уровне деления необходимо иметь в виду возможность появления новых объектов и предусматривать резервные емкости кода.
   Части кода разделяются между собой точкой, после последней цифры кода точка не ставится. Обозначение года в коде ставится в конце, отделяется дефисом и имеет емкость 4 знака, т.е. "ХХ.ХХ-20ХХ".
   Методы кодирования в значительной степени связаны с методами разделения множества на подмножества. При разработке структуры кода важно выбрать оптимальное соотношение между уровнями деления и числом знаков в каждом разряде кода. При этом коды должны удовлетворять следующим основным требованиям:

• однозначно идентифицировать объекты и (или) группы объектов, т.е. являться идентификаторами;
• иметь минимальное число знаков (минимальную длину) и достаточное для кодирования всех объектов (признаков) заданного множества;
• иметь достаточный резерв для кодирования вновь возникающих объектов кодируемого множества;
• обеспечивать возможность автоматического контроля ошибок при вводе в компьютерные системы.

   Классификационные методы кодирования разделяются на два типа: последовательный и параллельный. Последовательный метод следует использовать при иерархическом методе классификации. Множество разделяется на подмножества в нужной последовательности, и кодовое обозначение строится по заданной структуре, определяющей последовательность и количественный состав признаков на каждом уровне деления.
   Параллельный (независимый) метод используют при фасетной классификации объектов. Коды присваиваются фасетам и признакам независимо друг от друга. Структура кодового обозначения определяется фасетной формулой.
   Кодирование при обоих методах осуществляется путем присвоения порядковых номеров, причем параллельный метод может успешно применяться при иерархическом методе классификации, когда одинаковыми кодами кодируются одинаковые объекты (признаки), находящиеся на одном уровне деления, но в разных подмножествах.
   При фасетной классификации коды признаков, входящих в отдельные фасеты, представляют собой, как правило, порядковые номера либо строятся на основе классификационных методов кодирования.
   Выбор методов классификации и кодирования в каждом конкретном случае осуществляется разработчиком классификатора, возможны комбинации как принципов классификации, так и методов кодирования. Выбор комбинации зависит от назначения классификатора, решаемых им конкретных задач, специфики информации и области применения.
Понятие унифицированной системы документации
   Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ИС является система документации, применяемая в процессе управления объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении конкретных задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.
   Система документации — это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов.
   Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов, большим объемом потоков документов и их запутанностью, дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

• проведение унификации и стандартизации документов;
• введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

   Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов. Таким образом, вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.
   Унифицированная система документации (УСД) — это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, они делятся на межотраслевые системы документации, отраслевые и системы документации локального уровня, т. е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.
Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

• документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;
• УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;
• УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;
• УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней:
• все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизитыпризнаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.