Лекции для студентов

Курс лекций: Информационное обеспечение автоматизированных библиотечных систем. Часть 3 — Электронный каталог как внутренняя база данных

Страница 5 из 16

Электронный каталог как внутренняя база данных автоматизированной библиотечно-информационной системы

ЭК — библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени, предоставленный в распоряжение читателей библиотеки.
   ЭК обеспечивает одновременный многоаспектный оперативный поиск и является элементом справочного аппарата библиотеки. Он дает широкие возможности поиска информации по различным поисковым признакам (ключевым словам, авторам, наименованиям книг, имеется возможность ограничивать поиск по годам и многое другое).
   ЭК — "Библиотечный каталог, реализованный в машиночитаемой форме": такое определение может быть дано на основании ст. 8 ГОСТ 7.26-80. В существующей информационной и библиотечной практике под ЭК понимают как библиографические базы данных, так и подсистемы АБИС.
    В 2000 г. ГОСТ 7.0-99 отменил действие ГОСТ 7.26-80. В новом ГОСТе данное определение отсутствует, однако мы его сохраняем, поскольку оно широко используется в современной библиотечной практике.
   ЭК позволяет внести в информационный поиск интерактивность. Появляется возможность уточнения и корректировки запроса пользователя. Создание сводных ЭК дает возможность поиска информации в других библиотеках. Повышается оперативность и качество определения необходимой документальной информации. Возможность производить на принтере распечатку правильно оформленного требования на нужную литературу из фонда библиотеки. ЭК сочетает в себе все традиционные каталоги, то есть в нем можно разыскать информацию по автору или заглавию, как в алфавитном каталоге, по индексу систематизации, как в систематическом.
Достоинства ЭК:

высокий уровень оперативности доступа к электронным записям;
возможность оперативного тиражирования электронного каталога;
возможность теледоступа (доступа к информации на расстоянии) к ЭК;
ЭК обеспечивает нахождение нужной информации и ее полноту;
ЭК дает возможность за короткий срок пересмотреть огромный объем информации и получить необходимую литературу.

Подсистема любой АИС, предназначенная для поиска определенных объектов, описание которых содержится в одной или нескольких однотипных БД, например документов библиотечного фонда, содержимого архива, склада какой-либо продукции и т.п.
   Справочник файлов со ссылками на их расположение используется операционной системой ЭВМ для определения местоположения файла. Система каталогов может включать главный (корневой) каталог и подкаталоги (соответственно — директорию и поддиректории разных уровней или в другой терминологии — "папок").
   Для обеспечения полноты и точности поиска в библиотечных ЭК используются различные ИПЯ, соответствующие нормам, действующим в тех или иных библиотечных системах. Указанной цели служат также нормативные записи — Authority Records, предназначенные для формирования ЭК и поиска в них. В частности, в виде Authority files (файлов авторитетных/нормативных записей) должны быть представлены данные об индивидуальных и коллективных авторах книгоиздательских организациях и фирмах и т.п.
   В современных программных продуктах, поддерживающих работу ЭК, предусматриваются возможности настройки параметров системы самими пользователями (т.е. библиотечными работниками) без участия программистов. Интерфейсы должны обеспечивать процессы формирование баз данных и поиска в ЭК, понятные для неподготовленного пользователя, включая использование терминологии, знакомой библиографам-каталогизаторам и читателям.
Основные функциональные задачи библиотек, которые решаются с использованием ЭК:

заказ, контроль и входная обработка текущих поступлений отечественных изданий, приобретаемых или получаемых библиотеками из разных источников;
заказ, контроль и входная обработка поступлений периодики;
аналитическая обработка текущих поступлений литературы;
библиотечное обслуживание читателей всеми видами литературы;
справочно-библиографическое обслуживание читателей и абонентов;
подготовка различного рода библиографических изданий (например указателей новых поступлений литературы);
ведение учета и списания литературы, состояния библиотечных фондов;
обеспечение контроля циркуляции документов в библиотеке в процессе обслуживания;
обеспечение внутрибиблиотечных технологических процессов (например, автоматизация процессов формирования читательского требования, передачи заказа в хранилище);
ведение учета и статистики, контроль за состоянием и движением фондов, а также технологическими процессами обработки документов и обслуживания.

Полномасштабные ЭК включают следующие функциональные блоки:

собственно ЭК, в котором происходит хранение и поиск БЗ по различным сочетаниям формальных и смысловых поисковых признаков;
блок классификаций, тезаурусов и т.п. ("база знаний"), в котором осуществляется поиск индексов, дескрипторов и т.п. (часто их называют "внешними словарями системы"), соответствующих тематическим запросам пользователей и содержанию ЭК;
справочный блок, в котором хранятся массивы справочной информации (нормативные записи для индивидуальных авторов и организаций, вспомогательные данные), обеспечивающие процессы формирования и поиска БЗ или выполняющие самостоятельную справочную функцию;
индексированные файлы терминов, используемых в записях массивов данных ЭК (часто их называют "внутренними словарями системы");
блок обслуживания, в котором хранятся и постоянно актуализируются при осуществлении процессов обслуживания сведения о читателях и экземплярах (единицах хранения): свободных (доступных), занятых читателями, отправленных по МБА, переданных на реставрацию или отсутствующих по какой-либо другой причине;
блок "Управление периодическими изданиями", в котором хранятся записи о периодических изданиях и организуется регистрация поступления периодики, а также поиск информации о ней;
блок конвертирования файлов БЗ из внутреннего формата конкретной АБИС в коммуникативные форматы — Российский национальный библиографический формат RUSMARC, UNIMARC, MARC21 (USMARC), а также из коммуникативных форматов — во внутрисистемный для обмена данными с другими библиотеками и библиотечными системами.

В ряде блоков ЭК могут реализовываться функции учета и статистики. Ввод записей и вспомогательной информации в ЭК осуществляется в режиме диалога по макетам ввода ("рабочим листам") или в пакетном режиме с внешних машинных носителей, получаемых из других центров обработки литературы. Библиографическое обслуживание на базе ЭК ориентировано преимущественно на самостоятельную работу читателя в режиме диалога с системой. Читатель самостоятельно формирует стратегию поиска, выбирая из меню на экране монитора один из предлагаемых системой вариантов операций или действий.
OPAC (Online Public Access Catalogue) — "Каталог публичного доступа в режиме онлайн": автоматизированная информационно-поисковая система, ориентированная на предоставление услуг доступа конечным пользователям к удаленным библиотечным (преимущественно библиографическим) базам данных в диалоговом (онлайновом) режиме.