Курс лекций: Информационное обеспечение автоматизированных библиотечных систем. Часть 2 — работы по обеспечению сохранности электронных документов
- Курс лекций: Информационное обеспечение автоматизированных библиотечных систем. Часть 2
- Носители информации
- Оптические диски
- Магнитооптические диски
- Флэш-память
- Файловые системы
- Форматы файлов
- Организация хранения и обеспечения сохранности компонентов машинной информационной базы
- Сетевые технологии сохранения электронных ресурсов
- Стандарты, используемые программно-техническими средствами при сжатии и восстановлении данных
- работы по обеспечению сохранности электронных документов
- Электронные документы
- Многоаспектная классификация электронных документов
- Электронные журналы
- Сетевые электронные документы
- Особенности технологии комплектования электронных документов
- Оценка качества электронных документов
1. обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;
2. обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
3. обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом «человекочитаемом» виде.
Однако, если проблемы физической сохранности файлов в настоящее время решаются довольно успешно, то другие аспекты долговременного хранения электронных документов ждут своего методологического обоснования и технологического прорыва. Возникающие проблемы связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, исчезли 5 дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами и драйверами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает и 3 дюймовые дискеты: многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий — 10–15 лет, после чего следует их быстрое вытеснение из производства. Такие технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов. Желательно каждые 10–15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей. Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: операционной системы, СУБД, текстовых редакторов и процессоров, графических и web-браузеров, специализированных программ, специально разработанных для работы с конкретными базами данных.
Таким образом, анализ природы электронных документов позволяет определить несколько условий, выполнение которых обеспечивает их сохранность и возможности использования на протяжении десятков лет:
1. В архив должны приниматься и храниться «информационные объекты» (файлы), включающие, главным образом, содержательную и контекстную информацию (данные). Прием на хранение информационных ресурсов в комплекте с исполняемыми программами (оболочками прикладных информационных систем) не имеет смысла, так как со временем это может вызвать правовые и технологические проблемы их использования. Прием компьютерных программ необходим в исключительных случаях, когда без этого невозможно воспроизведение принимаемых на хранение электронных документов.
2. В краткосрочной перспективе (5–10 лет) сохранность документов обеспечивается размещением файлов одних и тех же информационных ресурсов на нескольких отдельных электронных носителях, то есть созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов.
3. В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в так называемые программно независимые форматы (страховые форматы), причем таким образом, чтобы в дальнейшем полученное поколение документов можно было признать подлинниками.
4. Электронные документы в страховых форматах могут оказаться очень неудобными в использовании и могут значительно замедлять время доступа пользователей к архивной информации. Оперативность доступа к архивным электронным документам может обеспечиваться тем, что они будут приниматься, храниться и/или своевременно переводиться в форматы текущей информационной системы.Процедура миграции в пользовательские форматы также должна быть ориентирована на возможное признание полученных документов подлинниками. Эта мера необходима в связи с тем, что заранее трудно определить, какие из форматов (страховые, пользовательские или те, в которых документы приняты на хранение) могут стать основой для создания миграционных страховых копий последующих поколений.
5. При обеспечении сохранности электронных документов большое внимание следует также уделять вопросам информационной безопасности: обеспечению их аутентичности, защите от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа.
В качестве электронных носителей лучше всего использовать оптические диски с однократной записью информации CD-R.
Выбор этих дисков обусловлен следующими обстоятельствами:
- простотой хранения: режим их хранения предполагает более свободные параметры по сравнению даже с бумажными документами;
- распространенностью и преемственностью технологии считывания электронной информации: считывающие CD-приводы (CD-ROM) являются стандартным элементом современных компьютеров и без труда «читают» оптические диски более ранних поколений;
- однократной записью информации, что существенно способствует целям обеспечения аутентичности электронных документов;
- значительными сроками хранения: как минимум 15–20 лет;
- большей плотностью записи информации: на один оптический диск можно записать большее количество файлов, чем на магнитный или магнитооптический диски.
