Лекции по административному менеджменту. Часть 2 — 6.8. Создание системы коммуникаций и информационного обеспечения организации
- Лекции по административному менеджменту. Часть 2
- 5.2. Организационно-распорядительные методы управления
- 5.3. Административно-распорядительные методы управления
- Глава VI. Проектирование и создание организаций
- 6.2. Определение миссии и цепей организации
- 6.3. Выбор правовой формы организации
- 6.4. Рабочие группы как строительные блоки организации
- 6.5. Формирование уровней управления организации
- 6.6. Выбор оптимальной структуры управления организации
- 6.7. Делегирование полномочий и распределение ответственности
- 6.8. Создание системы коммуникаций и информационного обеспечения организации
- 6.9. Формирование позитивного имиджа организации
- Глава VII. Развитие и совершенствование организационных систем
- 7.2. Основные функции процесса развития и совершенствования организаций
6.8. Создание системы коммуникаций и информационного обеспечения организации
Коммуникация — это обмен информацией между людьми.
В систему коммуникаций организации входят внешние и внутренние коммуникации.
Внешние коммуникации включают в себя обмены информацией между организацией и ее внешней средой. Внутренние коммуникации представляют собой информационные обмены между элементами организации.
Внутренние коммуникации подразделяются на следующие виды:
а) вертикальные — передача информации с высших уровней руководства на низшие;
б) горизонтальные— связывают равноправные элементы
организации;
в) неформальные— основаны на личных, неслужебных отношениях.
Процесс коммуникации возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.
Основными этапами процесса коммуникации являются:
1. Формулирование идеи и отбор информации.
2. Кодирование информации и формирование сообщения.
3. Выбор канала связи и передача сообщения.
4. Декодирование сообщения и восприятие информации.
5. Интерпретация сообщения и формирование ответа на него.
6. Передача ответа отправителю.
Главной задачей процесса коммуникации в организации является обеспечение руководителей и работников на всех уровнях управления необходимой для принятия и реализации управленческих решений информацией.
Информационное обеспечение менеджмента заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации.
Различают также два вида состояния информации: статическое и динамическое. Статическое представляет собой организованное хранение и накопление необходимой информации в базах данных. Динамическое — это движение информации в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков.
В деятельности крупных организаций передача оперативной и достоверной информации становится первостепенным фактором, поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации.
Управленческая внутрифирменная информационная система (ВИС) представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит из технических средств обработки информации; внутренних и внешних каналов связи; информации, зафиксированной на соответствующих носителях.
Цели ВИС:
1. Автоматизация административно-управленческого труда.
2. Повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений.
3. Создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации.
4. Непрерывное развитие и совершенствование технологии обработки информации.
Функции ВИС:
1. Определение потребности каждого менеджера в необходимой ему информации.
2. Разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных.
3. Определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретение и эксплуатацию.
4. Координация всех работ по информационному обслуживанию.
5. Автоматизированная обработка и выдача документов и текстовой информации.
