Лекции для студентов

Курс лекций: Информационное обеспечение автоматизированных библиотечных систем. Часть 2 — Электронные документы

 Электронные документы

 

Согласно ГОСТу 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды. Выходные сведения» электронный документ это — документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники.

Словарь библиотечных терминов от понятия «электронный документ» дает отсылку к машиночитаемому документу, определяемому как «документ, текст которого может быть считан читающим устройством ЭВМ с распознаванием знаков алфавита». При таком подходе документы, воспроизводимые в других знаковых системах (звук, изображение) в качестве электронного документа рассмотрены быть не могут. Кроме того, электронные тексты могут существовать в различных форматах, включая графические, не предусматривающие посимвольной обработки.

В настоящее время используются практически в качестве синонимов понятия «электронный документ» и «машиночитаемый документ». Согласно Ф.С. Воройскому, машиночитаемым документом является «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся на нем информации». Из чего правомерно сделать вывод, что электронный документ выступает частным случаем машиночитаемого документа.

Электронный документ — ограниченный и завершенный на конкретный момент времени массив информации, зафиксированный на физическом носителе(ях) в виде файла (набора файлов) с едиными техническими и общими содержательными характеристиками.

Электронное издание — электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения. (Согласно ГОСТу 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды. Выходные сведения»).

Свойства электронного документа

Свойства электронного документа можно дифференцировать по нескольким уровням:

· родовые свойства как документа,

· общие с классом машиночитаемых документов,

· специфические для всех электронных документов,

· частные свойства для отдельных видов электронных документов.

К числу родовых свойств электронного документа правомерно отнести знаковую природу сообщения; наличие материального носителя; файловую («блочную») структуру. Под «блочной структурой» понимается определенную организацию текста, которая, например, в книге выражена в форме кодекса.

Как подкласс машиночитаемых документов, электронные документы имеют такие свойства как: невозможность использования вне технических средств их создания и воспроизведения; наличие общего носителя для группы документов; необходимость кодировки для фиксации и перекодировки для воспроизведения содержания; возможность многократной записи различных текстов на одном и том же носителе.

Специфические свойства электронного документа раскрыты еще недостаточно, тем не менее, в качестве основных можно назвать следующие:

· Отсутствие жесткой привязки содержания (текста) к конкретному материальному носителю.

· Наличие общей системы кодировки, одинаковой для фиксации документов любой знаковой системы (текста, звука, изображения, графики). Именно это свойство лежит в основе мультимедийных документов, позволяя сочетать текст, изображение, звук и анимацию.

· Возможность прямого многопользовательского доступа к «матрице» документа (в машиночитаемых документах мы имеем дело с многопользовательским доступом не к самому документу, а к его представлению, что имеет место, например, при просмотре кинофильма).

· Существование «матрицы» в невоспринимаемой человеком форме (в виде цифровых кодов), отличной от воспроизведения, например, на экране монитора.

· v«Миграция» сообщения с одного носителя на другой без каких–либо изменений и в то же время возможность существования одного и того же текста в различных форматах.

· Возможности существования одного и того же текста в различных форматах, многократной его перекодировки, применение различных способов его фиксации и воспроизведения.

· Унификация носителя для всех видов «текстов» (текстов любой знаковой природы).

Для отдельных видов электронных документов (в основном сетевых) свойственно наличие версий, под которыми мы понимаем набор статичных состояний документа, отличающихся друг от друга хотя бы одним из свойств документа (имя файла, кодировка и т.д.). Для CD-изданий правомерно говорить о переиздании с той или иной степенью переработки.

Еще одной особой чертой электронных документов, размещенных на отдельном компьютере или сервере, выступает отсутствие индивидуального носителя для каждого из документов. Данное свойство присуще и некоторым другим машиночитаемым документам, примером чему выступают отдельные кадры на фотопленке. Но ранее такая возможность относилась только к однотипным объектам, а компьютерные платформы равнозначно приемлемы для всех форм документов.

Необходимо отдельно выделить такое важнейшее свойство, присущую определенной части электронных документов, получивших название «интерактивных», как возможность вмешательства пользователя в его текст и структуру, производить по своему усмотрению перекомпоновку материала и делать добавления. В этой связи принципиальным становится ответ на вопрос, является ли непременным атрибутом публикации (в том числе и электронной) ее неизменяемость? Для традиционных публикаций это не подвергалось сомнению (не зря в библиографическом описании в качестве идентифицирующих параметров указываются количественные характеристики), и для электронного издания на CD-носителях произвольное изменение параметров также невозможно. Но в отношении интерактивных документов технические препятствия практически отсутствуют — текст может быть многократно изменен, дополнен, перекопирован не только пользователем (чьи действия правомерно рассматривать, как своего рода конспектирование или подготовку нового документа), но и на сайте, где расположен оригинал.

Не менее важной характеристикой представляется практическая невозможность вычленения некоторых электронных документов из программной оболочки и общих массивов (например, в базах данных).

Некоторые электронные документы могут использоваться только при помощи специфического программного обеспечения, однако критичность влияния этого фактора не одинакова для их использования, для работы с ними требуется установка специальных приложений, вне которых электронный документ не может функционировать.